Khi tìm kiếm văn phòng cho thuê, không chỉ quan trọng việc tìm địa điểm phù hợp, mà còn cần thiết phải có một hợp đồng thuê văn phòng chặt chẽ với các điều khoản đảm bảo lợi ích cân đối cho cả doanh nghiệp và quản lý tòa nhà. Đặc biệt, phải tuân thủ các thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng theo quy định của nhà nước cũng là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.
Thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng – Hợp đồng thuê văn phòng
Một trong những thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng đó là hợp đồng thuê văn phòng. Một thỏa thuận pháp lý giữa bên thuê văn phòng (thường là một doanh nghiệp hoặc cá nhân) và bên cho thuê văn phòng (thường là một công ty quản lý hoặc chủ sở hữu tòa nhà) về việc thuê và sử dụng không gian văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định.
Hợp đồng này chứa các điều khoản và điều kiện quy định về quyền và nghĩa vụ của cả hai bên trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng.
>>> Xem thêm: Hợp đồng thuê văn phòng có cần phải công chứng?
Thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng – Hợp đồng thuê văn phòng
Cách tính giá thuê văn phòng thường dựa trên một số yếu tố chính bao gồm diện tích thuê, thời gian thuê và các dịch vụ đi kèm. Dưới đây là cách tính giá thuê cơ bản:
- Diện tích thuê: Giá thuê văn phòng thường được tính dựa trên diện tích bề ngang (m2) của không gian bạn muốn thuê. Giá mỗi mét vuông thường được xác định bởi chủ sở hữu tòa nhà hoặc quản lý văn phòng.
- Thời gian thuê: Thời gian bạn dự định thuê văn phòng cũng ảnh hưởng đến giá thuê. Thường, việc thuê văn phòng trong thời gian dài hơn có thể được đề xuất với giá giảm dần. Ví dụ, giá thuê cho thuê 12 tháng có thể thấp hơn so với thuê 6 tháng.
- Các dịch vụ đi kèm: Nếu bạn chọn thuê văn phòng chứ không phải văn phòng trống, giá thuê thường bao gồm các dịch vụ và tiện ích như điện, nước, internet, dịch vụ vệ sinh, bảo trì, và sử dụng các khu vực chung. Các dịch vụ đi kèm này có thể được tính riêng hoặc bao gồm trong giá thuê cơ bản.
- Chi phí khác: Đôi khi, có các chi phí khác như phí quản lý, phí dịch vụ, hoặc phí tiền đặt cọc. Đảm bảo bạn hiểu rõ về tất cả các chi phí này trước khi ký hợp đồng.
Để tính tổng giá thuê văn phòng, bạn chỉ cần nhân diện tích bề ngang (m2) với giá mỗi mét vuông (m2/tháng) và thời gian thuê (tháng). Sau đó, thêm các chi phí đi kèm và chi phí khác vào để có một cái nhìn tổng quan về giá thuê văn phòng.
Thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng – Giá thuê văn phòng
Diện tích thuê văn phòng
Để tính diện tích thuê văn phòng, bạn cần biết kích thước của không gian mà bạn đang quan tâm. Diện tích thường được đo bằng mét vuông (m2) hoặc feet vuông (sqft). Dưới đây là cách tính diện tích thuê văn phòng:
Bước 1: Đo chiều dài và chiều rộng của không gian trong đơn vị đo lường bạn chọn (m hoặc feet). Hãy chắc chắn rằng bạn đo từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc của không gian.
Bước 2: Sử dụng các số liệu đo được để tính diện tích bằng cách nhân chiều dài với chiều rộng. Công thức tính diện tích là:
- Đối với đơn vị mét vuông (m2): Diện tích (m2) = Chiều dài (m) x Chiều rộng (m)
- Đối với đơn vị feet vuông (sqft): Diện tích (sqft) = Chiều dài (ft) x Chiều rộng (ft)
Điều này giúp bạn biết được diện tích cụ thể của không gian bạn muốn thuê, giúp trong việc tính toán và đánh giá giá thuê và các yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
>>> Xem thêm: Tips chọn thuê văn phòng có phong thủy tốt
Diện tích thuê văn phòng
Thời gian thuê văn phòng
Thời gian thuê văn phòng là khoảng thời gian bạn muốn sử dụng không gian văn phòng thuê. Thời gian thuê văn phòng có thể biến đổi tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng văn phòng. Dưới đây là một số thời gian thuê văn phòng thường gặp:
- Thuê văn phòng trong thời gian ngắn (Short-Term): Thời gian thuê ngắn hạn thường từ vài giờ đến vài ngày hoặc vài tuần. Đây thường là lựa chọn cho các cuộc họp, sự kiện, hoặc dự án tạm thời.
- Thuê văn phòng trong thời gian trung bình (Medium-Term): Thời gian thuê trung hạn thường kéo dài từ một tháng đến một năm. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp hoặc công ty mới thành lập, cần một văn phòng cố định trong giai đoạn phát triển ban đầu.
- Thuê văn phòng dài hạn (Long-Term): Thuê văn phòng dài hạn thường kéo dài từ một năm trở lên. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đã ổn định và muốn có một vị trí văn phòng cố định.
- Thuê văn phòng theo nhu cầu (On-Demand): Mô hình này cho phép bạn thuê văn phòng theo giờ hoặc theo ngày tùy theo nhu cầu thực tế. Điều này thường được áp dụng cho các dự án cụ thể hoặc khi bạn cần sử dụng văn phòng linh hoạt.
Khi lựa chọn thời gian thuê văn phòng, bạn cần xem xét mục tiêu kinh doanh của bạn, dự án cụ thể, và ngân sách của bạn để đảm bảo rằng thời gian thuê phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của bạn.
Thời gian thuê văn phòng
Những nội dung có và không nên có trong hợp đồng
Hợp đồng thuê văn phòng là một tài liệu quan trọng để định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia. Dưới đây là một số nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng thuê văn phòng:
Nên có trong hợp đồng thuê văn phòng
Thông tin về bên thuê và bên cho thuê: Bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của cả hai bên.
- Mô tả về văn phòng: Diện tích, địa chỉ cụ thể của văn phòng, và mô tả về trang thiết bị có sẵn (nếu có).
- Thời gian thuê: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của hợp đồng thuê văn phòng.
- Giá thuê và thanh toán: Thỏa thuận về giá thuê hàng tháng hoặc theo khoảng thời gian khác, cách thức thanh toán và ngày đáo hạn.
- Thủ tục chấm dứt hợp đồng: Quy định về việc chấm dứt hợp đồng, thông báo trước và các khoản phí phát sinh trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn.
- Bảo mật thông tin: Quy định về bảo mật thông tin kinh doanh và quyền sử dụng không gian chung (nếu có).
- Trách nhiệm về bảo trì và sửa chữa: Xác định ai chịu trách nhiệm và chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa văn phòng.
- Quy định về sử dụng không gian chung: Nếu bạn thuê văn phòng chung với các doanh nghiệp khác, cần xác định rõ quyền và nghĩa vụ của bạn đối với không gian chung.
Không nên có trong hợp đồng thuê văn phòng
- Thông tin mơ hồ: Hợp đồng nên rõ ràng và cụ thể. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc mơ hồ về các điều khoản quan trọng.
- Không rõ về thời gian thuê: Đảm bảo thời gian thuê được xác định rõ ràng, không để ngỏ khả năng kéo dài không rõ ràng.
- Điều khoản không cân đối: Tránh các điều khoản thiên vị một bên, đảm bảo hợp đồng là sự cân nhắc giữa các bên.
- Thiếu thông tin về chấm dứt hợp đồng: Quy định về việc chấm dứt hợp đồng cần phải rõ ràng, không để trống hoặc thiếu thông tin quan trọng.
- Thiếu quy định về bảo mật: Bảo mật thông tin kinh doanh là quan trọng, vì vậy cần phải có quy định liên quan đến việc này.
- Sử dụng ngôn ngữ pháp lý phức tạp: Hợp đồng nên được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, tránh sử dụng ngôn ngữ pháp lý khó hiểu.
- Thiếu thỏa thuận về sửa chữa và bảo trì: Việc không xác định rõ ai chịu trách nhiệm và chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa có thể dẫn đến xung đột trong tương lai.
Lưu ý rằng việc chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng cần sự hỗ trợ từ luật sư hoặc chuyên gia về pháp lý để đảm bảo rằng nó tuân thủ đúng các quy định pháp luật và đảm bảo lợi ích của bạn.
Phía trên là những thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng mà bạn nên biết và nắm rõ trước khi thuê một nơi để kinh doanh và hoạt động trong tương lai. Để biết thông nhiều thông tin khác, hãy theo dõi website C-Home nhé!
Nguồn: Tổng hợp
Ảnh: Internet
